20 טיפים למשרד מאורגן יותר

אם היית מוסיף את כל הזמן שאתה מקדיש לדשדוש בניירות על שולחן העבודה הלא מאורגן שלך, היית מופתע כמה זמן מבוזבז בגלל העומס במשרד שלך. נקיטת כמה צעדים פשוטים לארגון המשרד שלך תוביל למחשבות ברורות יותר וכתוצאה מכך, לפריון גבוה יותר. להלן 20 טיפים שיעזרו לך להתחיל

 אם היית מוסיף את כל הזמן שאתה מקדיש לדשדוש בניירות על שולחן העבודה הלא מאורגן שלך, היית מופתע כמה זמן מבוזבז בגלל העומס במשרד שלך. נקיטת כמה צעדים פשוטים לארגון שולחנות מנהלים ועובדים במשרד שלך תוביל למחשבות ברורות יותר וכתוצאה מכך, לפריון גבוה יותר. להלן 20 טיפים שיעזרו לך להתחיל

  1. היפטר מכל מה שלא השתמשת בו ולא נגעת בו חודש שאינו חשוב למטרות שמירת רשומות. זה חל על ניירות, ספרים, קישוטים ואפילו רהיטים. אם זה משהו בעל ערך, תרמו אותו או תנו אותו לעמית אחר.
  2. שים את הדברים במקום הראוי להם. קח כל דבר שלא נמצא במקום הראוי ושם אותו במקום שהוא שייך.
  3. צור מיני "אזורי עבודה". סביר להניח שיש לך שטח העבודה העיקרי שלך, כמו שולחן העבודה שלך, ואזורים נלווים אחרים כמו ארון תיוק ומקום לאספקה. ככל האפשר, שמרו על חומרי משרד באזור העבודה הנכון שלהם.
  4. תייגו דברים. השתמש ביצרן תוויות או בתוויות בכתב יד כדי לזהות מגירות, מדפים, פחים וכו '. זה יעזור לך להזרים דברים ולעזור לקולגות שעשויים להזדקק למצוא משהו במרחב שלך.
  5. הצב אספקה ​​בהישג יד. הפריטים שאתה משתמש בהם הכי הרבה צריכים להיות הכי קרובים לשולחן העבודה שלך.
  6. אחסן דברים בצורה דיגיטלית. זה יכול להיות קשה לשחרר את "שביל הנייר" שלך, אבל העידן הדיגיטלי עושה את זה פחות ופחות נחוץ לשמור קבצים פיזיים.
  7. אחסן מסמכים וקבצים בצורה דיגיטלית ככל האפשר, וגבה את המערכת שלך באופן קבוע.
  8. צור תיקייה לפגישות ופריטים דחופים. בתיקיה זו, הצב דברים שאתה צריך לטפל בהם בעתיד הקרוב ומשימות אחרות שצריך להאציל. צור תיקיה לדברים ש"ממתינים לתגובה ". אלה דברים שדורשים ממישהו אחר לפעול לפני שתוכל להתקדם. עיין בתיקיה זו כל כמה ימים כדי לראות במה תוכל להתייחס.
  9. נקה את כל משטח השולחן שלך מאבק ולכלוך והחזיר רק את הפריטים שאתה צריך להשתמש בהם מדי יום
  10. ארגן את שולחן העבודה שלך עם מגשים לניירות ומיכלים לכלי כתיבה.
  11. ארגן מגירות. השתמש במערכת התיוג ובמארגני המגירות במידת הצורך, הניח אטבי נייר, סיכות, עטים, פתקים דביקים וכו.
  12. אם זה תורם לאופן העבודה שלך, צור תיקיות נפרדות בתיבת הדואר הנכנס שלך עבור לקוחות או עמיתים שונים.
  13. להיפטר מערימות. הן לא עושיות דבר מלבד ליצור עוד עומסים. בכל פעם שערימה מתחילה להצטבר, עברו עליה והגישו את הניירות לאן שהם שייכים או זרקו אותם.
  14. מיין דואר ברגע שהוא נכנס. לעתים קרובות מדי אנו נותנים למעטפות להצטבר למשך שבוע עד שהערימה מרתיעה מכדי לטפל בבת אחת.
  15. סמן מסמכים עם 'תאריך תפוגה'. לא צריך לשמור הכל ללא הגבלת זמן. תן לעצמך מסגרת זמן שבה כל מסמך יכול להיזרק באופן סביר.
  16. ארכיב קבצים פיזיים. עבור הקבצים שאתה צריך לשמור עותקים פיזיים, הגש אותם בצורה מסודרת בקופסאות אחסון .
  17. השתמש בקלסרים למגזינים וקטלוגים שמתאימים לך, כך שהם לא יתפסו מקום על שולחנך. צור 'תיקיית קריאה' לפריטים שאתה רוצה לקרוא ואינם זקוקים לתשומת לבך הדחופה.
  18. ארכיב פרויקטים שהושלמו בארכיון. העבר את כל הפריטים שהושלמו מתיקיות העבודה שלך.
  19. יישר את שולחנך ומשרדך בסוף כל יום, פינוי ערימות והשלכת ציוד תועה.
  20. בצע סריקה שבועית וקרא כל מה שחיכה לתשומת ליבך.

אינך צריך לעשות זאת בבת אחת, אך נקיטת צעדים קטנים בכדי לארגן טוב יותר את משרדך תוביל להגברת הפרודוקטיביות ולפחות עומס – גם מבחינה פיזית וגם מבחינה נפשית.

דילוג לתוכן